Организатору гастролей

Здравствуйте, если Вы не побоитесь всех перечисленных ниже этапов, то Вам обеспечено много приятных эмоций .

Из опыта организации спектакля в г.Алмате, можем посоветовать следующее:

1. Сначала необходимо обзвонить все залы города и выбрать зал, в котором Вы проведете спектакль. Решить на какую примерно дату нужен зал. Сцена должна соответствовать тех. запросу в паспорте спектакля. Необходимо встретиться с директором (зала) театра, который Вам понравился - отнести ему письмо с просьбой о предоставлении (зала) театра в аренду (указать дату, время), включив в письмо ту информацию из паспорта спектакля, которую посчитаете необходимой, чтобы директор завизировал свое согласие на проведение спектакля. Решить с ним же вопрос оплаты за аренду зала, на сколько времени нужен зал, когда оплата, сколько и т.д. Нужно ли заключать договор с ними или возможен другой вариант. Эти вопросы решаются единоразово или максимум за две встречи. Директор укажет вам администратора, с которым вы будете решать дальше все текущие вопросы – администратор покажет сцену, познакомит с бухгалтерией, с тех. персоналом театра, если Вам нужно, то можно обговорить например какая музыка будет во время антракта звучать в фойе (можно принести свою), как организовать продажу продукции «Звенящ.Кедры России» в фойе до спектакля о во время антракта и др.
Здесь же нужно решить вопрос с билетными книжками. Билетные книжки можно приобрести либо в самой этой же организации (стоимость билетной книжки считается отдельно) либо билетные книжки могут быть высланы Вам из Санкт-Петербурга.
Гарантийная стоимость спектакля – это сумма, которую необходимо отдать Галине Циликиной после проведения спектакля. Учтите, что стоимость аренды зала, проезд актеров, их проживание в вашем городе, реклама спектакля (афиши на театральных стендах по городу и др.), проценты кассам с продажи билетов - все отдельно по суммам.
Т.Е. необходимо по возможности четко просчитать затраты прежде чем определять стоимость билетов на спектакль (стоимость билетов определяете только Вы и никто другой), при просчете окончательной затратной суммы добавьте плюс не менее 20% от просчитанной суммы к просчитанной сумме. Тогда Вы будете хоть на 10% застрахованы от непредвиденный расходов уже в самом процессе организации гастролей. Причем самое важное это наиболее точно выбрать зал по количеству мест в соотношении со стоимостью билетов. Если зал будет маленький, то стоимость одного билета может оказаться очень высокой и параллельно может просто не хватить билетов.
Если зал будет очень большой, то может произойти так, что стоимость билетов будет низкой, но не все билеты будут проданы и затраты по организации спектакля могут не окупиться.
Мы брали зал на 800 мест, это оказался оптимальный вариант.
У нас было всего 16 дней на всю организацию спектакля с момента первого звонка Галины Циликиной нам на сотку (и на тот момент мы даже не представляли, с чего все начинается, поэтому мы и написали эту всю информацию, чтобы было легче тем, кто желает этим заниматься). Мы сами вдвоем с мужем несли ВСЕ предварительные финансовые затраты по ВСЕЙ организации спектакля (на момент первого звонка у нас дома было всего 200 дол. США, по сравнению с тем, что затратная сумма нам обошлась примерно в 2500 дол. США – эта сумма может сильно отличаться по городам в зависимости от стоимости аренды зала и когда необходимо оплачивать аренду, мы делали предоплату зала 70% (мы просто заняли деньги у кого только можно было) на момент согласия директора на проведение спектакля (это было за 12 дней до спектакля) и остальные 30% за ДВА дня до проведения спектакля уже с проданный билетов). Билеты мы начали продавать за 10 дней до спектакля. Помощь других людей была на момент поиска подходящего зала в Алмате, и на этапе распространения билетов. Тяжело было еще из-за того, что мы живем в 25 км от самой Алматы и обычного тел. у нас просто нет, только сотки. Мы не рекомендуем ставить себя в столь жесткие условия – это тяжело и финансово и психологически. Если бы мы знали с самого начала все этапы – было бы проще.

2. Обязательно созвониться с Галиной Циликиной в Санкт-Петербурге тел. на паспорте спектакля для уточнения времени гастролей, чтобы они Вас вписали в свой график гастролей. Мы параллельно искали зал и звонили в Питер Гале выясняя по ходу все вопросы, которые возникали и которые описываем. Галя вышлет ВАМ афиши, и офиц. Документы - что Вы являетесь их организаторами проведения спектакля в вашем городе. Документы и афиши в Алмату нам пересылали через Петропавловск по ж/д. М их получили уже когда была договоренность по залу.

3. Решить вопрос с проживанием актеров, с их легальным местонахождением в вашей стране если это НЕ Россия.

4. Решить вопрос с рекламой спектакля, с размещением афиш по городу.

5. Решить вопрос с АКТИВНЫМ распространением билетов не только через театральные кассы города, но и через всех, кто может или желает этим заниматься, любыми корректными, легальными способами, приходящими на ум. И еще совет: в последний день перед спектаклем собрать у всех распространителей ВСЕ билеты, которые не проданы в одну кассу того зала, где будет спектакль, чтобы знать четкую картину по проданным билетам, и чтобы люди, которые до последнего момента думают, пойти ли на спектакль могли приобрести билеты сразу перед спектаклем, если они еще будут в кассе.

6. Купить заранее ж/д или авиа билеты (какие, сколько, куда) на всех актеров до след. места проведения спектакля. Номера паспортов на кого брать билеты высылает Галина Целикина сама.

ЭТО ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ которые нам пришлось решать при организации гастролей в своем городе.

Пожалуйста задавайте вопросы если что-то осталось непонятным.
Удачи и хорошего настроения!
Юлия, Вячеслав
г.Алматы
Тел.сот. 8-300-314-1735 Юлия,
8-333-260-8068 Вячеслав.
almaata.kedr@inbox.ru